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Vendre aux organismes des Nations Unies : Un guide à l'intention des entrepreneurs canadiens

Au cours de leur exercice financier 2022 (1er juillet au 30 juin), les Nations Unies ont acheté pour plus de 29 milliards de dollarsNote de bas de page 1 de biens et de services, allant tout des vaccins au transport aérien. Selon le Rapport statistique annuel 2022 sur les services d'achats du système de l'ONU (en anglais seulement,) les entreprises canadiennes représentaient 165,6 millions de dollars de ce total, soit des ventes de 115 millions de dollars en services (principalement en transport, en gestion de l'environnement et en construction) et de 50,5 millions de dollars en biens (y compris des aliments, des produits pharmaceutiques, des systèmes électoraux, de l'équipement informatique et produits chimiques).

Trouver des occasions de vendre aux organismes de l'ONU

On voit clairement, en parcourant les statistiques ci-dessus, que les organismes de l'ONU peuvent être d'intéressants clients potentiels pour les entreprises canadiennes offrant des produits répondant à leurs besoins. Pour savoir si votre entreprise fait partie de cette catégorie, vous pouvez commencer en dépouillant les rapports statistiques annuels sur les achats de l'ONU, ou consulter les tableaux de bord interactifs, tous deux disponibles à partir du lien ci-dessus. Vous y trouverez de l'information sur les articles les plus fréquemment achetés à tous les ans par les organismes de l'ONU.

Vous devriez également vérifier la section d'avis d'approvisionnement (en anglais seulement) du site Web du Portail mondial pour les fournisseurs des organismes des Nations Unies (UNGM) (en anglais seulement). UNGM est le portail officiel des achats du système des Nations Unies, offrant aux fournisseurs un processus d'enregistrement central et unique pour 26 organisations des Nations Unies. UNGM rassemble le personnel des achats de l'ONU et les fournisseurs intéressés à faire des affaires avec l'ONU. Les fournisseurs de l'ONU doivent s'inscrire auprès de l'UNGM, mais vous n'avez pas besoin d'être enregistré pour rechercher les données dans la section Opportunités. Cette information peut être très utile pour établir quels sont les besoins actuels des organismes.

Vous pourriez peut-être aussi fournir vos produits et services aux organismes des Nations Unies indirectement comme sous-traitant d'entreprises qui ont déjà obtenu des contrats des organismes. Vous pouvez trouver de l'information sur ces contrats dans la section de recherche de contrats attribués (en anglais seulement) de l'UNGM. En examinant les détails des contrats accordés, vous pourriez trouver des débouchés pour la vente de vos produits à l'entreprise qui a obtenu le contrat, et il peut être utilisé aussi comme outil d'information sur le marché.

Bien que de nombreux organismes fassent partie de l'ONU, huit de ceux-ci représentent plus de 90 p. cent des achats de l'ONU. En plus de consulter les rapports statistiques annuels et les bases de données de l'UNGM, vous devriez également consulter les catalogues d'approvisionnement en ligne de ces organismes (le cas échéant) pour obtenir d'autres détails sur leurs besoins en produits et services. Les huit organismes sont :

Les divers organismes peuvent avoir des règles d'approvisionnement bien à eux. Vous devrez donc vérifier que vos produitsNote de bas de page 2 et votre entreprise répondent aux exigences d'admissibilité d'une organisation particulière. De nombreux organismes des Nations Unies se servent de leur site Web pour publier des listes de produits qu'ils achètent et leurs politiques et lignes directrices en matière d'approvisionnement. Les détails des achats pour les huit agences énumérées ci-dessus, sont accessibles sur la page Agences des Nations Unies (en anglais seulement) de l'UNGM, ainsi que des informations sur de nombreuses autres organisations des Nations Unies qu'achètent des biens et des services.

Les organismes de l'ONU imposent des règlements stricts qui régissent les capacités de leurs fournisseurs. Un fournisseur, par exemple, doit posséder au moins trois années d'expérience d'exportation pour faire des affaires avec un organisme de l'ONU, à moins que l'opération onusienne ait lieu au Canada. Voici d'autres questions posées au sujet de la capacité :

S'inscrire comme fournisseur auprès de l'ONU

Les fournisseurs souhaitant participer à une sollicitation de l'ONU doivent être enregistrés pour procéder. Vous vous inscrivez à partir du site Web de l'UNGM (en anglais seulement), portail d'approvisionnement pour les 26 principaux organismes de l'ONU. Vous trouverez des consignes détaillées pour l'inscription dans le Guide interactif de l'UNGM sur la page d'inscription des fournisseurs (en anglais seulement).

Notez que l'UNGM offre aux fournisseurs la possibilité de s'enregistrer en tant qu'entreprise appartenant à des femmes et fournisseur intégrant les personnes handicapées. Une entreprise appartenant à des femmes fait référence à une entité juridique détenue, gérée et contrôlée à plus de 51 % par une ou plusieurs femmes. L'identification permet aux organisations des Nations Unies de soutenir et de renforcer les initiatives d'achats sensibles au genre et de diversité et d'inclusion des fournisseurs. Un fournisseur intégrant le handicap fait référence à un fournisseur qui déploie des efforts dédiés, cohérents et mesurables pour mettre en œuvre des pratiques intégrant le handicap.

Après avoir rempli et présenter le formulaire d'inscription de l'UNGM en suivant les instructions fournies, vous recevrez un message électronique en réponse à votre envoi. Vous y trouverez un lien qui vous permet d'activer votre compte UNGM. Une fois que vous l'activerez, vous recevrez un autre message électronique comptant un nom d'utilisateur et un mot de passe pour accéder à votre compte.

Ouvrez une session de votre compte, et continue à remplier la demande en suivant les consignes du Guide interactif, puis soumettez-la. Le personnel de l'UNGM évaluera votre demande et vous transmettra sa décision par courrier électronique. Vous pourriez devoir attendre une couples semaines. Vous pouvez vérifier l'état d'avancement du traitement de votre demande en visitant le profil de votre compte. Une fois inscrit, assurez-vous de garder votre profil à jour. La plupart des organisations des Nations Unies exigent uniquement que les fournisseurs s'inscrivent au niveau de base. Cependant, certaines organisations des Nations Unies peuvent exiger que les fournisseurs s'inscrivent aux niveaux 1 et 2, pour lesquels des documents et des informations supplémentaires sont nécessaires. L'UNGM permettra automatiquement aux fournisseurs de s'inscrire aux niveaux 1 et 2 auprès des organisations des Nations Unies qui nécessitent ces niveaux supplémentaires.

Une fois que vous aurez activé votre compte, vous pourrez vous inscrire au service d'avis d'appel d'offres de l'UNGM (« Tender Alert Service (en anglais seulement) »), qui vous transmet automatiquement des avis d'appels d'offres de l'ONU qui correspondent aux produits de votre entreprise. Les avis sont envoyés dès que les appels d'offres sont publiés, ce qui vous permet d'agir promptement pour tirer parti des occasions de présenter une offre. Il existe plusieurs plans de frais différents, en fonction de la durée de votre abonnement.

Veuillez noter que certains organismes de l'ONU comptent leurs propres mécanismes d'approvisionnement et n'ont pas recours à l'UNGM. Vous devrez vous inscrire directement auprès de ces organisations si vous souhaitez devenir leur fournisseur.

Faire le marketing de ses produits à des organismes de l'ONU

Faire la promotion de ses produits aux organismes de l'ONU n'est pas très différent du processus employé pour d'autres entreprises, organisations gouvernementales ou banques multilatérales de développement. La grande différence est que l'ONU est une organisation politique dotée de son propre système de fonds, de programmes, d'agences spécialisées et d'autres entités qui soutiennent ses États membres. Les projets des Nations Unies et leurs exigences associées sont uniques et nécessitent souvent de travailler dans des environnements fragiles et touchés par des conflits.

Une fois que vous vous serez inscrits auprès des organisations de l'ONU qui sont les plus susceptibles de devenir vos clients, vous devriez rencontrer les agents d'approvisionnement qui supervisent le processus d'acquisition de vos types particuliers de produits. Pendant votre discussion, n'oubliez pas que les agents d'approvisionnement de l'ONU qui sont responsables de conclure des marchés avec des fournisseurs ne sont pas forcément des experts des produits qu'ils doivent acheter. Pour obtenir ces connaissances spécialisées, ils collaborent habituellement avec le personnel des demandes qui est responsable des spécifications techniques et de l'évaluation du produit. Lorsque vous organisez une rencontre, essayez d'organiser les choses pour que vous puissiez présenter simultanément vos produits aux agents d'approvisionnement et au personnel des demandes d'approvisionnement.

Une autre option consiste à participer à des séminaires d'affaires commandités par l'ONU. Divers organismes de l'ONU organisent de tels séminaires. Vous pouvez bien souvent trouver des détails à leur sujet sur les sites Web des divers organismes.

Si vous ne pouvez pas rencontrer le personnel d'approvisionnement de l'ONU ou participer à un séminaire d'affaires de l'ONU, vous devriez transmettre le matériel promotionnel de votre entreprise à des personnes-ressources appropriées en matière d'approvisionnement. Les entreprises doivent expliquer clairement comment leur produit ou service répond à un défi de développement pour l'ONU. Veuillez noter toutefois que le personnel de l'ONU ne visite pas habituellement d'entreprises pour assister à des présentations sur leurs produits.

Le bureau principal d'un organisme donné de l'ONU n'est pas votre seule perspective commerciale. Nombre de ces bureaux principaux accordent à leurs bureaux de pays ou bureaux régionaux l'autorité d'acheter des produits jusqu'à un certain montant, qui peut être aussi faible que 5 000 $ ou aussi élevé que 200 000 $. Par conséquent, un de ces sous-bureaux pourrait représenter un client éventuel pour votre équipe des ventes.

Après avoir terminé le processus d'inscription sur l'UNGM à n'importe quel niveau, les fournisseurs pourront vérifier leur statut d'enregistrement et gérer leurs demandes d'enregistrement auprès des différentes organisations des Nations Unies.

Documents d'approvisionnement et concours

Les organismes de l'ONU se servent de documents de demande de soumissions pour demander des « offres » — qui peuvent être des soumissions, des propositions ou des devis — de leurs fournisseurs. On utilise différents types de documents de demande de soumissions, selon ce qui est exigé et la valeur totale du contrat, mais ils renferment tous les détails qu'il vous faut pour préparer une offre.

Outre les documents de soumissions, les organismes de l'ONU publient également des demandes de pré-appel d'offres dans le cadre de leurs études de marché, telles que des appels à manifestations d'intérêt (MI) et des demandes d'informations (DI), pour inviter les fournisseurs à fournir des informations sur les produits, les ressources, les qualifications, et expérience liée à une éventuelle opportunité de contrat. Un document de MI/DI peut décrire un processus de demande de soumissions pour le contrat, mais n'est pas en soi un document de demande de propositions et peut être modifié ou retiré en tout temps.

Les organismes de l'ONU se servent de demandes de MI/DI pour créer de courtes listes d'entreprises qualifiées d'avance pour une occasion contractuelle éventuelle. Si vous comptez participer au processus de demande de soumissions planifié décrit dans la demande, vous devriez répondre en décrivant brièvement les connaissances spécialisées de votre entreprise et son expérience par rapport aux exigences du contrat à venir.

Une fois l'étude de marché termine, l'ONU se sert des types habituels de documents de demande de soumissions, comme suit :

Les organismes de l'ONU se servent habituellement de concours pour acheter des biens et des services, comme suit :

Répondre à un appel d'offres, évaluation et exécution du contrat

Lorsqu'un organisme de l'ONU vous transmet un document de demande de soumissions, vous devrez toujours transmettre une lettre d'accusé de réception. Vous devriez transmettre l'accusé de réception même si vous ne comptez pas répondre à l'appel d'offres, car votre entreprise restera alors inscrite à la liste active.

Si vous décidez de répondre à l'appel d'offres, suivez à la lettre les directives relatives au document de demande de soumissions, à défaut de quoi votre soumission sera presque certainement rejetée. Si vous n'êtes pas sûr des instructions ou d'une exigence, demandez des éclaircissements – ne devinez pas. Autres détails à ne jamais oublier :

L'organisme qui achète fixera habituellement une date d'ouverture des soumissions. Essayez de vous y rendre, car vous pourrez bien souvent obtenir des renseignements utiles sur vos concurrents au cours de l'ouverture d'une DD ou d'une IS. À l'ouverture d'une DP, toutefois, seuls les noms des entreprises sont lus à haute voix.

Si vous ne pouvez pas vous y rendre, vous pouvez nommer un représentant à l'ouverture. Le Service des délégués commerciaux pourrait peut-être vous venir en aide à cet égard.

Une fois les propositions ouvertes, un comité d'évaluation de l'organisme examine les documents pour savoir laquelle répond le mieux aux exigences. Les critères d'évaluation courants sont, entre autres, le prix, le coût de propriété, les capacités et l'expérience du soumissionnaire, la conformité aux exigences techniques et le délai de livraison des produits.

Pour les DD et les IS, le contrat est accordé au soumissionnaire techniquement acceptable ayant proposé le coût le moins élevé. Pour une DP, le prix n'est qu'un de plusieurs critères d'évaluation. Après l'évaluation des propositions techniques, les soumissions qui sont conformes sur le plan technique feront l'objet d'une évaluation financière. Le contrat est accordé au soumissionnaire qui obtient le pointage combiné le plus élevé au cours de l'évaluation technique et de l'évaluation financière.

Si votre soumission n'a pas été retenuNote de bas de page 3, les responsables des achats vous enverront une notification écrite (« Lettre de regret »). À ce stade, vous disposez de dix (10) jours ouvrables pour demander un débriefing. Lors de cette séance d'information, vous discuterez de la soumission non retenue à l'appel d'offres, des forces et des faiblesses, ainsi que du processus et de la procédure d'évaluation appliqués. Les entreprises sont encouragées à demander un débriefing pour améliorer leurs chances en vue de la prochaine opportunité. Les soumissions d'offres d'autres soumissionnaires ne seront pas discutées pour le moment.

Si vous êtes le soumissionnaire retenu, l'organisme de l'ONU communiquera avec vous pour organiser les détails du contrat. Les organismes sont habituellement peu disposés à renégocier l'offre d'origine, mais s'ils vous demandent un meilleur prix ou des escomptes supplémentaires, vous pourrez peut-être obtenir des modalités de paiement plus favorables en échange.

L'organisme acheteur peut exiger de vous que vous offriez des cautionnements d'exécution pour garantir que vous respecterez l'ensemble des modalités du contrat. Si c'est le cas, vous devrez offrir des garanties sous forme de garanties bancaires, d'une lettre de crédit en attente ou d'un autre instrument financier.

Dans le cas d'une entente de longue durée, le contrat comptera un montant à ne pas dépasser. Rien ne garantit toutefois que l'organisme dépensera jusqu'à la limite autorisée. De plus, l'organisme peut permettre à d'autres organisations de l'ONU d'utiliser l'entente de longue durée pour leur propre approvisionnement. Vous devriez demander à l'organisme qui achète de dresser la liste de ces organisations dans le contrat.

Veuillez noter que si vous avez obtenu une entente de longue durée avec un organisme particulier de l'ONU, vous devrez néanmoins faire le marketing de vos produits à ses bureaux sur le terrain et du pays et à toute autre organisation de l'ONU indiquée dans le contrat. Malgré l'entente de longue durée, ces organisations ne sont aucunement tenues d'acheter les biens visés par le contrat de votre entreprise.

Exécuter un contrat de l'ONU implique bien souvent des chaînes d'approvisionnement complexes où les choses peuvent mal tourner. Il est donc primordial d'entretenir une bonne communication avec le personnel de l'organisme de l'ONU jusqu'à la toute fin du contrat. Veuillez noter également que les organismes n'accepteront pas des commandes différées, des livraisons partielles ou des factures partielles à moins qu'il ne le soit spécifié dans le contrat. On s'attend à ce que les fournisseurs respectent à la lettre les délais de livraison convenus. Des sanctions sont imposées en cas de livraison en retard.

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